In deze tijden is het nuttig om oog te hebben voor telewerken, digitale samenwerkingsvormen maar zeker ook voor het elektronisch ondertekenen. Dit laat u immers toe om van waar ook uw handtekening te plaatsen. Tijd dus om de e-IDAS verordening even op te frissen.

Met een ‘gewone’ elektronische handtekening komt u al ver
Het elektronisch ondertekenen van een document (juridisch wordt meestal gesproken van een ‘geschrift’ of een ‘(onderhandse) akte’) hoeft niet noodzakelijk ingewikkeld te zijn.

De basisregel van de e-IDAS verordening (met kracht van wet in België) is immers dat elke elektronische handtekening (onder welke vorm dan ook) moet worden erkend als geldig bewijsmiddel. Het loutere feit dat de handtekening elektronisch is, mag er niet toe leiden dat de handtekening niet wordt aanvaard in een gerechtelijke procedure (art 25).

Dit maakt dat elk geschrift waaronder een ‘gewone elektronische handtekening’ wordt geplaatst, in principe kwalificeert als een onderhandse akte en dus geldt als bewijs van een rechtshandeling. Dit wordt ook bevestigd in artikel 1322 Burgerlijk Wetboek.

Een gewone e-mail of een gescande handtekening op een (pdf-)document, vormt dus in principe een rechtsgeldige handtekening.
Uw huidige procedures omschakelen naar elektronisch tekenen, is dus eenvoudiger dan u denkt.
 
Maar: soms is het ingewikkelder. Verschillende vormen van elektronisch tekenen
Het voorgaande geldt voor alle gevallen waarin de handtekening enkel dient om bewijsredenen. De handtekening op een brief, een bestelbon een contract of een offerte is daarvan een voorbeeld.

Is een handtekening een geldigheidsvoorwaarde  of een vormvereiste voor uw rechtshandeling (lees: de wet vereist een ondertekend geschrift ), dan volstaat een gewone elektronische handtekening niet altijd.

De e-IDAS verordening maakt een onderscheid tussen 3 soorten elektronische handtekeningen (u vindt een handig overzicht op de website van Vlaanderen):

De hiervoor genoemde ‘gewone elektronische handtekening‘, moet niet aan bijzondere voorwaarden voldoen. Elke (elektronische) manier om zich te identificeren beantwoordt hieraan (art 3,10° e-IDAS verordening). Uw e-mail handtekening bijvoorbeeld ook.

De ‘geavanceerde elektronische handtekening‘ moet beantwoorden aan een hoger veiligheidsniveau. Zo moet ze toelaten om de identiteit van de ondertekenaar en het origineel ondertekend geschrift te achterhalen (art 26 e-IDAS verordening). Een geavanceerde elektronische vereist dus een vorm van log-in met een uniek wachtwoord of  pincode.

De ‘gekwalificeerde elektronische handtekening‘ beantwoordt aan het hoogste veiligheidsniveau en is de enige vorm van elektronische handtekening die juridisch perfect gelijkwaardig is aan een handgeschreven handtekening (art 25, lid 2 e-IDAS verordening). Een gekwalificeerde elektronische handtekening wordt geplaatst op basis van een ‘gekwalificeerd certificaat’, met een ‘gekwalificeerd middel’ dat wordt aangeboden door een ‘gekwalificeerde dienstverlener’. Enkel ondernemers die erkend zijn door de FOD Economie (of een buitenlands controleorgaan) kunnen handtekensoftware aanbieden die aan deze standaard beantwoordt. U herkent ze aan dit logo. De ondertekening met een Belgisch e-ID is hiervan een voorbeeld.

Als u een gekwalificeerde elektronische handtekening plaatst, bent u dus altijd juist.

Ook dat hoeft eigenlijk niet zo ingewikkeld te zijn. Een geavanceerde elektronische handtekening kan geplaatst worden met het e-ID (een gekwalificeerd certificaat) via gratis of betalende toepassingen van ADOBE pdf reader. U vindt meer informatie over het instellen van deze handtekenmethode op e-contract.be en op eid.belgium.be.
 
Welke elektronische handtekening is nu vereist?
Welke niveau van handtekening is nu echt nodig? De eerste vraag die u zich moet stellen is: wat is het doel van mijn handtekening?

Heeft uw handtekening enkel een ‘ceremoniële’ reden of gaat het louter om communicatie of informatie (briefwisseling), dan is een handtekening in principe overbodig. Een eenvoudige e-mail of niet ondertekende brief volstaat dus ook.

Heeft uw handtekening een ‘bewijsreden‘ (bestelbon, tegentekenen van een contract of offerte, kennisgeving van een beslissing,…), dan volstaan een gewone elektronische handtekening, doch afhankelijk van het belang van de rechtshandeling biedt enkel de gekwalificeerde elektronische handtekening de absolute gelijkschakeling met een handgeschreven handtekening.

Is uw handtekening een geldigheidsvoorwaarde (de toepasselijke wetgeving vereist een authentieke akte/ een formele administratieve beslissing) of een fundamentele vormvereiste (de wetgeving vereist een handtekening), dan is een handgeschreven handtekening of een gekwalificeerde elektronische handtekening meestal de beste piste (hoewel niet altijd strikt noodzakelijk).

Voorbeelden:

• Een authentieke akte van een notaris of een rechter moet altijd ondertekend zijn met een handgeschreven of  gekwalificeerde elektronische handtekening (art 1317 BW).
• Een offerte in het kader van een overheidsopdracht moet altijd ondertekend zijn met een gekwalificeerde elektronische handtekening (art 43§1 KB Plaatsing)
• De originele (dus niet de kopie) notulen van het college van burgemeester en schepenen moeten ondertekend worden door de burgemeester en de algemeen directeur (art 277 DLB).

Hoe u elektronisch tekent is dus een kwestie van:

• nagaan wat de toepasselijke wetgeving voorschrijft;
• risico-analyse. Wat is het belang van de handtekening?

Op deze site van de Vlaamse overheid vindt u een handig stappenplan om deze afweging te maken.

Bron:  www.geersdenayer.be